O planejamento é parte essencial de qualquer projeto. É a partir dele que são traçadas as metas e objetivos que deverão ser atingidos com a sua conclusão. Mas, com a velocidade das mudanças de um mundo VUCA (Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo), um projeto que não se adequa ao contexto que está inserido está fadado ao fracasso. Por isso, é essencial que gestores apliquem princípios ágeis em suas iniciativas, sendo mais flexíveis e ampliando o impacto, fazendo então a gestão ágil de projetos.
Continue a leitura do artigo da Ink Inspirae entenda mais sobre esse tipo de gestão, a metodologia ágil e quais são as mais usadas!
O que é gestão ágil de projetos?
Em poucas palavras, podemos resumir a gestão ágil de projetos como um meio que utiliza uma abordagem com alta capacidade de resposta às mudanças. E o primeiro “mito” que temos que desvendar é que ágil, não tem relação somente com rapidez. A gestão inclui principalmente flexibilidade, integração.
Para entender melhor, pense no seguinte cenário: surgiu um imprevisto e você vai precisar adiar uma tarefa já determinada ou até mesmo mudar a prioridade de alguma coisa. Dessa forma, o projeto precisa ter a capacidade de alteração de características, conforme necessário. Para isso temos a gestão ágil de projetos, que vai se adaptar às mudanças repentinas no planejamento.
O termo tem se popularizado nas últimas décadas porque responde muito bem ao cenário atual, aquele que é configurado pela transformação digital. E para que isso aconteça o projeto precisa ter algumas abordagens diferentes das convencionais. Vamos entendê-las a seguir!
Como funciona essa gestão?
A principal característica da gestão ágil de projetos é a entrega de valor. Neste tipo de abordagem, a ideia é que a cada iteração do produto, a equipe do projeto faça um incremento em termos de entrega de valor para o cliente ou para o beneficiário.
Na prática, o projeto precisa ser dividido em etapas menores (iterações). No geral, cada etapa dura de 2 a 4 semanas. Quando o período estipulado acaba, é feita uma nova avaliação das prioridades. Assim, é possível prever alterações, além de readequar o planejamento para novas necessidades, se preciso. A verdade é que ela garante mais entrega de valor porque reduz espaços para gaps.
A metodologia inclui saber trabalhar com os recursos disponíveis, assim como gerir bem o seu tempo. Além disso, a gestão inclui ainda entender o que está no escopo do projeto inicial para ir avançando cada etapa com ética e êxito. Para adotar essa filosofia, foram desenvolvidas alguns tipos de metodologias ágeis.
E como funciona nos Projetos Sociais?
A base metodológica para gestão de Projetos Sociais é o Project DPro. Nela somos apresentados ao conceito de planejamento em ondas sucessivas e de portas de decisão.
Mas como assim? Quando falamos de projetos, podemos partir do pressuposto que quanto maior o prazo de execução do projeto, menos incerteza temos sobre o futuro do seu planejamento. Desta forma, precisamos destas portas de decisão para avaliar se o projeto se encontra na rota desejada ou se o planejamento precisa ser revisto.
Em suma, é possível juntar o melhor de uma abordagem tradicional do planejamento, com o jeito ágil de se gerir.
As metodologias ágeis
O modelo foi criado por Jeff Sutherland que propôs fazer o dobro na metade do tempo. Nesses tipos de metodologias, os projetos (independentes dos seus tamanhos) são planejados por inteiro (como era feito no modelo cascata, famoso nos anos 70). Mas, a diferença é que, ao invés de só começar uma etapa após conclusão da outra, entregando tudo junto ao final de um período, a metodologia ágil faz a conclusão de etapas.
Com a conclusão das etapas é possível fazer um levantamento e análise de requisitos, desenho da arquitetura do projeto, do planejamento geral, implementação, testes, e da entrada em produção. E durante o processo de conclusão de cada etapa é possível (caso necessário) realizar mudanças de qualquer natureza para melhorar ou otimizar o projeto. Por isso, voltamos ao ponto que ser ágil não significa entregar o projeto mais rápido, mas entregar valor mais rápido ao beneficiário. Isso se deve ao fato das entregas serem parciais e incrementais. Em resumo, a metodologia prevê menos tempo de espera pela conclusão do projeto inteiro e mais resultados.
Benefícios
Além de ter o foco na qualidade do produto, a gestão ágil de projetos sociais e a metodologia ágil possuem outras vantagens tanto para o beneficiário como para equipe de projetos. Conheça alguns deles.
Para o beneficiário:
- – Mais entrega de valor ao negócio e melhor ROI (Return On Investment);
- – Entregas mais frequentes e regulares que permite a visualização dos resultados ainda com o projeto em andamento;
- – Melhor Time-to-Market gerando ganho de competitividade;
- – Melhor transparência da situação do projeto;
- – Maior flexibilidade à mudanças e ajustes nas prioridades de entrega.
Para a área de desenvolvimento e entrega:
- – Melhor comunicação com o beneficiário;
- – Antecipação de problemas e tomadas de decisão mais rápidas;
- – Mais autonomia das equipes;
- – Melhora contínua do processo de desenvolvimento.
Metodologias mais utilizadas
1 – Scrum
Esse tipo de metodologia é o mais conhecido e famoso. Ele divide o projeto em etapas iterativas chamadas de sprints que duram de 2 a 4 semanas cada. Nele, cada etapa engloba diversas tarefas delegadas pela pessoa que requisitou o projeto. Essa mesma pessoa também tem a função de facilitar o trabalho das equipes e garantir que todas as entregas estejam de acordo com as especificações.
Ao fim de cada sprint, é realizada uma reunião para entender o que foi feito durantes as semanas e se é preciso alguma alteração. O Scrum tem foco nas pessoas e envolve o beneficiário diretamente com o desenvolvimento dos produtos do projeto.
2 – Kanban
O Kanban é uma metodologia visual usadas por diversas empresas. Ela é baseada em quadros de trabalho e cartões que são divididos em colunas, como “pendentes”, “em andamento” e “concluídas”. Cada coluna é personalizável de acordo com a necessidade do e modo de trabalho da equipe. Cada cartão é uma tarefa a ser executada. No geral, eles incluem o que deve ser feito em detalhes, quem deve fazer e o prazo de entrega.
3 – XP – Extreme Programming
Esse método é dirigido ao desenvolvimento de softwares e utiliza valores como simplicidade, comunicação, feedback e respeito. Assim como outras metodologias ágeis, o XP também trabalha com pequenas entregas que são reportadas e disponibilizadas ao beneficiário, conforme são finalizadas. A metodologia XP é realizada a partir de três pilares: agilidade no desenvolvimento da solução, economia de recursos e qualidade do produto final.
4 – Lean
Essa metodologia, também conhecida como metodologia enxuta, foca em usar apenas o necessário. Ela incentiva a otimização do processo produtivo e por isso, economiza recursos, tempo e esforço das equipes.
Quem utiliza essa metodologia faz análises constantes durante a execução das tarefas, automatiza processos, cria modelos de projetos e, principalmente, incentiva a integração das equipes. Dessa forma é possível manter as equipes integradas e alinhadas com as exigências do público-alvo.
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