Modelo de projeto por fases

A certificação Project Management for Development (PMDPro) é a credencial profissional mais reconhecida mundialmente em gerenciamento de projetos de impacto social. Pouco se conhece, no entanto, a metodologia Project Management for Development. Em terras brasileiras, o desenvolvimento da comunidade de gerentes certificados ainda está em construção.

O PMD é o padrão para gestão de projetos sociais. A metodologia foi originalmente desenvolvida pela LINGOs (hoje, Humentum), um grupo de organizações não governamentais internacionais que, em 2007, definiu os princípios e as melhores práticas em gerenciamento de projetos no setor social.

O resultado do trabalho desse grupo foi a estruturação das fases do gerenciamento de projetos sociais. O modelo por fases é o que garante o equilíbrio do gerenciamento de projetos no PMD. O PMD tem um manual padrão similar ao PMBOK (Project Management Body of Knowledge), hoje um padrão mundial. Neste breve artigo, abordaremos as características de cada uma dessas fases do ciclo de vida do PMD.

 

Identificação e Desenho

O ciclo de vida de projetos refere-se a uma sequência típica de fases e progressão sequencial no tempo de sua duração. É definido como “fases associadas a um projeto”.

No PMD, a fase na qual é concebido o projeto é chamada de Identificação e Desenho. É durante essa fase que as equipes de projeto definem necessidades, exploram oportunidades, analisam o ambiente e criam alternativas para o desenho do projeto.

As decisões tomadas durante a fase de Identificação e Desenho definem a estratégia e a estrutura operacional dentro da qual o projeto funcionará subsequentemente. Na fase de Definição, o projeto é oficialmente autorizado, e os seus parâmetros gerais são definidos e comunicados aos principais interessados do projeto.

Também é durante essa fase que a equipe do projeto estabelece a estrutura de governança de projetos de alto nível. Será necessária a troca das equipes? Quem vai cuidar de quê? Além do gerente de projeto, em determinados casos, há outras funções importantes na equipe: coordenação executiva, gerentes funcionais, arquiteto ou analista de negócios, equipe de avaliação pós-projeto e outros.

Planejamento

Passando para a fase de Planejamento, começa-se com os documentos desenvolvidos nas fases anteriores do projeto. Durante a fase de planejamento, a equipe desenvolve um plano de implementação abrangente e detalhado que fornece um modelo para todo o trabalho do projeto. Esse plano é revisitado por toda a vida do projeto e atualizado – se necessário – para refletir os contextos de mudança do projeto.

O projeto, então, começa, e o gerente do projeto utiliza vários processos e ferramentas para garantir que ele progrida bem. Assim, na fase de Implementação, o trabalho diário é liderar e gerenciar a aplicação do plano de implementação do projeto: liderar e motivar a equipe, resolver problemas, gerenciar a equipe do projeto e integrar os elementos diferentes do plano do projeto de modo criativo para que seus esforços sejam focados nas entregas do projeto social.

Ele também organiza reuniões da equipe para obter informações adicionais, examina os relatórios dos marcos de controle (milestones) e, se algum risco novo aparecer, adotará medidas para mitigá-lo e o comunicará às partes interessadas.

Monitoramento, Avaliação e Controle

Durante a fase de Monitoramento, Avaliação e Controle, o gerente monitora custo, qualidade e cronograma. Essa fase se estende por toda a vida do projeto e mede continuamente seu andamento e identifica as ações corretivas adequadas em situações em que o desempenho do projeto se desvia significativamente do plano.

Nessa fase, o gerente do projeto acompanha as solicitações de controle de mudanças e atualiza o plano do projeto. Se houver mudanças de escopo, ele deve comunicar à equipe e às partes interessadas.

Transição

Na Transição, fase final do ciclo de vida do PMD, acontece a implementação de todas as atividades de transição que precisam ocorrer no final do projeto; ou seja, a confirmação de resultados com beneficiários, a coleta das lições aprendidas, a documentação e a complementação das atividades de encerramento administrativo, financeiro e contratual.

No ciclo de vida do PMD, a fase de Transição prepara para o ano seguinte. Trata-se, portanto, de uma fase de extensão, transferência para outra gestão ou redesenho. Nessa fase, o gerente marca reuniões para documentar lições aprendidas com o projeto. Essas informações são essenciais, que podem ser guardadas como um modelo para uso futuro.

 

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