8 softwares para facilitar a gestão de projetos sociais
Com eles, o gerenciamento do seu projeto pode ser mais prático!
Gerenciar projetos sociais por si só já é uma tarefa complexa e que demanda tempo, planejamento, organização, liderança, comunicação e controle das atividades para atingir os resultados previamente definidos, dentro do prazo, do orçamento e da qualidade desejada.
Felizmente, softwares de gerenciamento de projetos podem colaborar para que o gerente e a sua equipe, organizem e acompanhem a execução das atividades e prazos de entrega, além de facilitar a construção e organização num repositório central de algumas ferramentas de gestão, tais como EAP (Estrutura Analítica de Projetos), Registro e Gestão de Riscos, Financeiro do Projeto, etc.
Veja abaixo alguns softwares que podem colaborar com seu dia a dia
Os softwares para gestão de projetos otimizam os processos, tornando suas tarefas mais rápidas e integradas, melhorando a comunicação com o restante da equipe.
É importante ressaltar aqui que, caso os processos de gestão não estejam minimante definidos e operantes, a simples contratação de uma solução tecnológica (software) não irá resolver isso, pelo contrário pode gerar mais confusão e burocracia dentro da equipe.
Para facilitar a vida de diversas organizações, revisamos alguns provedores de acordo com seus “requisitos funcionais” (Cronograma, caminho crítico, gestão de recurso e etc) e “não-funcionais” (facilidade de uso, manual online, reconhecimento no mercado, integrações (exportação / importação Excel(CSV), suporte)!
Abaixo deixamos alguns exemplos de softwares que podem ser úteis ao seu dia a dia. Realizamos um resumo geral de cada um deles e recomendamos que verifiquem como os atributos estão divididos dentro dos pacotes/preço para encontrar o que faz mais sentido para o seu time no momento, ok?! =)
Artia:
O Artia é uma das ferramentas de gestão de projetos mais completas que encontramos!
Suas funções incluem: cronograma, caminho crítico, diagrama de gantt; agenda, controle financeiro (comparando o custo estimado com o real), sistema de apontamento de horas de colaboradores, relatórios de desempenho, kanban, e muito mais.
O software é de fácil uso, possui integrações (exportação / importação Excel (CSV), dispõe de suporte em português, manuais online e gera dashboards e relatórios rápidos e intuitivos.
Fonte: Artia App
Além disso, o Artia possui uma função específica para utilização da metodologia Pomodoro (metodologia de tempo de trabalho que permite dividir o esforço em tempos de 25 minutos e intervalos de 5, aumentando a produtividade).
Asana:
O Asana é um dos softwares mais utilizados no terceiro setor! Seu desenho é bastante intuitivo e possui integrações (exportação / importação Excel (CSV)), além de manuais online bastante completos!
Dentre as funções mais relevantes estão: Cronograma, caminho crítico, kanban, atribuição e acompanhamento de tarefas aos participantes por meio de comentários, anexos, marcações e exibição das estatísticas do progresso do projeto.
Além disso, permite a visualização da linha do tempo do cronograma, mostrando o andamento de cada atividade em função do tempo, permitindo navegar através dos dias e as atividades que cada integrante é responsável por realizar.
O software é gratuito para equipes de até 15 colaboradores, o que obriga equipes maiores a optarem por pacotes pagos com valores variáveis.
Fonte: BrainstormForce/Asana
MS Project:
O MS Project é um dos softwares mais conhecidos de gestão de projetos, porém, pouco utilizado no terceiro setor.
O software da Microsoft tem destaque para as seguintes funcionalidades: cronograma, caminho crítico, diagrama de Gantt e integrações (exportação / importação Excel (CSV)).
Com ele é possível planejar atividades, administrar prazos, definir custos, alocar recursos e caracterizar o grau de importância do projeto como um todo.
Porém, diferente do Asana e do Artia, não é tão intuitivo perante o uso e não nos traz uma versão free, o que obrigará a organização a escolher entre os diversos pacotes de acordo com as suas necessidades!
Fonte: Software for project
Monday:
O Monday é outro software pago com 4 tipos diferentes de pacotes que variam de valor de acordo com o número de funcionários.
O software é relativamente fácil de usar, possui integrações (exportação / importação Excel (CSV)), porém, não possui caminho crítico e gestão de recurso. Dentre as outras funcionalidades, possui: cronograma, kanban, visualização da timeline, atribuição e acompanhamento de tarefas e permite anexar arquivos ao projeto.
Contudo, seu suporte é feito somente por e-mail!
Fonte: Monday.com
RunRun It:
O RunRun.It é um software brasileiro de gestão de projetos, focada em gestão de pessoas, contudo, menos conhecido.
Possui cronograma, caminho crítico, integrações (exportação/importação Excel(CSV)), gráfico de Gantt e gerenciamento de tarefas.
A ferramenta permite cruzar dados sobre o tempo investido pelas equipes nas tarefas, projetos e clientes com dados de faturamento e custos, controlar tarefas, projetos e processos, gerando indicadores de desempenho da equipe.
Fonte: Runrun.it
O Trello é um software gratuito e um dos mais conhecidos, seja para a realização da gestão de projetos, quanto no gerenciamento das atividades do dia a dia.
Seu funcionamento é através de boards (ou quadros) e – em cada board – você poderá criar um fluxo de atividades que deverá ser seguido. Possibilitando, desta forma, a aplicação da método kanban de gerenciamento.
O Trello é fácil de usar e permite que você adicione comentários, imagens, arquivos e até mesmo marque os responsáveis por determinada tarefa e sua data de entrega.
Além disso, há diversos modelos de divisão de fluxos de atividades, que torna o dia a dia muito mais organizado a depender das suas necessidades.
Fonte: Trello
MS Planner:
O MS Planner é um software da Microsoft lançado em 2016 e faz parte do Microsoft Office 365.
A interface permite que os usuários possam criar planos de serviços, delegar tarefas para equipe, acompanhar os prazos de cada atividade, compartilhar arquivos, além de acompanhar graficamente o desenvolvimento da equipe.
Assim como o Trello, tudo fica organizado em boards e cards, sendo recomendado para organização interna da equipe envolvida e para projetos mais simples.
Fonte: MS Planner
Bússola Social
Por fim, o Bússola Social, uma ferramenta desenvolvida para o terceiro setor, que trabalha com uma interface bastante intuitiva e adaptada para o contexto das organizações! E o mais interessante é que a ferramenta tem duas versões: 1 para o que eles chamam de REALIZADORES e outra para os INVESTIDORES. Ou seja, enquanto a primeira traz desde um espaço para controle de atendidos e atendimentos, controle pedagógico dos atendimentos, monitoramento do projeto e possibilidade de desenvolvimento de relatórios, o segundo possibilita que os investidores acompanhem as parcerias, automatize o processo de seleção de projetos e consiga exportar um relatório de impacto a partir do investimento feito!
Ferramentas internas são apresentadas aos interessados via demonstração online, desta forma, para maiores detalhes com relação ao formato, recomendamos que realizem o agendamento com a equipe do Bússola!
Fonte: Bússola Social
Agora que você conhece opções de ferramentas de gestão de projetos, você pode escolher uma que melhor se adapte às necessidades de sua organização.
LEMBRE-SE: A implementação de uma ferramenta deve ser feita com cautela e dando um espaço de tempo para teste de implementação. As vezes não acertamos de primeira e, por muitas vezes, a assertividade de escolha dependerá do momento pelo qual a sua organização está passando e a absorção da ferramenta no dia a dia pela sua equipe!
A Ink Inspira é uma empresa social especializada em gestão de projetos sociais! Nossas principais diretrizes para potencializar o impacto das organizações sociais são: consistência, embasamento teórico e atualização constantes.
Se sua organização precisa de auxílio para gerenciar seus projetos, de forma completa ou somente pontual, pode contar com a Ink.
Artigo escrito por:
Bruna Cecilia
Catherine Jimenez
Bruna Cecilia, analista comercial e de relacionamento com cliente da Ink Inspira. Gestora ambiental formada pela Escola de Artes, Ciências e Humanidades da Universidade de São Paulo e certificada internacionalmente na metodologia PMD Pro.
Catherine Jimenez, assistente de projetos sociais da Ink Inspira. Gestora ambiental formada pela Escola de Artes, Ciências e Humanidades da Universidade de São Paulo e certificada internacionalmente na metodologia PMD Pro.
